Autoriteit Persoonsgegevens

Werkgevers verwerken in het kader van de arbeidsrelatie veel persoonsgegevens van hun werknemers. Deze zijn veelal opgeslagen in een personeelsdossier. Werkgevers hebben hierbij te maken met verschillende verplichtingen die voortvloeien uit diverse wet- en regelgevingen. Zo staat in het Burgerlijk Wetboek dat een werkgever zich als “goed werkgever” moet gedragen wat onder meer inhoudt dat hij de privacy van zijn werknemers dient te respecteren. Door de diversiteit aan wet- en regelgeving weten veel werkgevers niet goed wat nu wel en wat niet mag bij het verwerken van personeelsgegevens.

Welke gegevens mag u opnemen in het personeelsdossier?

De hoofdregel is dat u alleen gegevens in uw personeelsdossier mag opnemen die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeelsdossier.

Doel personeelsdossier

In een personeelsdossier bewaart een werkgever de gegevens die hij nodig heeft om de arbeidsovereenkomst met de werknemer te kunnen uitvoeren. Een goed personeelsdossier bevat alle actuele gegevens op basis waarvan een werkgever zijn beslissingen over de werknemer kan onderbouwen, of het nu om een salarisverhoging of ontslag gaat. Sommige gegevens heeft een werkgever nodig om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het betalen van belasting en premies. Andere gegevens zijn belangrijk voor bijvoorbeeld het personeelsbeleid.

Inhoud personeelsdossier

U mag onder meer de volgende gegevens in uw personeelsdossier opnemen:

  • klachten;
  • waarschuwingen;
  • verzuimfrequentie (hoe vaak u er niet bent);
  • een kopie van uw identiteitsbewijs;
  • uw Burgerservicenummer (BSN);
  • persoonlijke werkaantekeningen van uw leidinggevende.

U hoeft verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken niet in uw personeelsdossier op te nemen. Deze verslagen kunnen ook apart worden bewaard bij de direct leidinggevende. Dergelijke verslagen dienen namelijk een specifiek doel en vallen daardoor niet automatisch onder de personeelsadministratie.

Medische gegevens
Medische gegevens mag u in principe niet opnemen in uw personeelsdossier. Alleen in uitzonderlijke situaties mag u gegevens over de aard en oorzaak van de ziekte van uw werknemer, die uw werknemer u vrijwillig heeft verstrekt, opnemen in het personeelsdossier.

U mag alleen medische gegevens opnemen als hiervoor een noodzaak is. Dit is zo als uw bedrijf rekening moet houden met de gezondheid van haar werknemer. Heeft uw werknemer bijvoorbeeld in ernstige mate last van astma, epilepsie of suikerziekte? Het kan dan noodzakelijk zijn dat u en directe collega’s hiervan op de hoogte zijn en eventueel geïnformeerd worden over wat zij moeten doen in geval van nood.

Is uw werknemer aan het re-integreren of krijgt uw werknemer verzuimbegeleiding? U mag dan alleen informatie opnemen over de beperkingen die u op het werk heeft door de ziekte van uw werknemer en de noodzakelijke aanpassingen op de werkvloer. Een voorbeeld hiervan is een aangepaste stoel.

Lees meer over de regels van verzuimregistratie op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/werk-en-uitkering/zieke-werknemers

Het voldoen aan alle vereisten van het Autoriteit Persoonsgegevens bij de verwerking van uw personeelsgegevens is complex, maar noodzakelijk. Human Capital Scan heeft een samenwerking met privacy juristen om werkgevers actief te informeren. Wij informeren u graag wat deze samenwerking voor u kan betekenen.