CBP en uw personeelsdossiers

Woensdag 2 april 2014

Het personeelsdossier is bij de meeste werkgevers de centrale verzamelplaats van informatie. Het contract, CV, verzuim, functioneringsgesprekken, belangrijke correspondentie en uitkeringsgegevens verdwijnen vaak in deze verzamelplaats. Niet iedere werkgever heeft dezelfde bewaardrift, toch zijn er essentiële zaken die iedere werkgever wil bewaren.

Maar let op: u mag niet alle gegevens van uw medewerker bewaren!

Werkgevers verwerken in het kader van de arbeidsrelatie veel persoonsgegevens van hun werknemers. Hierover heeft het College Bescherming Persoonsgegevens duidelijke richtlijnen opgesteld. Door de diversiteit aan wet- en regelgeving weten veel werkgevers niet goed wat nu wel en wat niet mag bij het verwerken van personeelsgegevens.

De hoofdregel is dat u alleen gegevens in uw personeelsdossier mag opnemen die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeelsdossier.

In een personeelsdossier bewaart een werkgever de gegevens die hij nodig heeft om de arbeidsovereenkomst met de werknemer te kunnen uitvoeren. Een goed personeelsdossier bevat alle actuele gegevens op basis waarvan een werkgever zijn beslissingen over de werknemer kan onderbouwen, of het nu om een salarisverhoging of ontslag gaat. Sommige gegevens heeft een werkgever nodig om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het betalen van belasting en premies. Andere gegevens zijn belangrijk voor bijvoorbeeld het personeelsbeleid.

Het voldoen aan alle vereisten van het College Bescherming Persoonsgegevens bij de verwerking van uw personeelssgegevens is complex, maar noodzakelijk. Human Capital Scan heeft een samenwerking met privacyjuristen om werkgevers actief te informeren. Wij informeren u graag wat deze samenwerking voor u kan betekenen. 


Terug naar overzicht